Wsparcie dla administratora danych osobowych

Wraz z wejściem w życie nowej ustawy o ochronie danych osobowych, każda firma, która takie dane zbiera i przetwarza, musiała wypracować własne praktyki zgodne z RODO. Tak samo jak ustawa, tak również nasz system nie narzuca procedur, tylko ułatwia ich realizację. W programie bs4 smart dostarczamy klientom funkcje, które wspierają administratora danych osobowych w wypełnianiu obowiązków wynikających z aktualnej ustawy.

Precyzyjnie określone role i zadania poszczególnych użytkowników w firmie są podstawą zasad bezpieczeństwa w systemie bs4. Każdy pracownik ma dostęp tylko do tych części systemu, do których nadamy mu uprawnienia.

Dodatkowo możemy skonfigurować tzw. „bezpiecznego pola”, czyli zaszyfrowaną treść związaną z konkretnym kontrahentem. Dla każdego bezpiecznego pola indywidualnie ustalamy, którzy użytkownicy mają do niego dostęp.

Sprawdź nasze rozwiązania w praktyce!

Zasiej ziarno rozwoju w Twojej firmie!

Czerp pełne korzyści z systemu CRM
przez 14 dni za darmo!

System bs4 smart może automatycznie informować odpowiednie osoby w Twojej firmie o podejrzanych zdarzeniach dotyczących kontrahentów (np. eksport danych).
Wszystkie operacje na danych są również dokumentowane, tak samo jak daty przydzielania i cofnięcia dostępu do poszczególnych elementów.

Logowanie do systemu bs4 smart odbywa się zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. dla poziomu podwyższonego, dzięki czemu hasła są silne i trudno je złamać. Dodatkowo szyfrowane są w bazie poprzez skuteczny algorytm kryptograficzny. Możemy również skonfigurować wymuszanie na użytkownikach okresowej zmiany haseł.

Dzięki mechanizmowi monitorowania logowań, przepływu danych oraz ich statusu przy minimalnym nakładzie czasu można wychwycić niepożądane zjawiska i zareagować na nie, np. ograniczając uprawnienia tych użytkowników, którzy nie postępują zgodnie z wytycznymi ochrony danych.

W systemie bs4 smart realizujemy również prawo do bycia zapomnianym – dzięki opcji usunięcia osoby w jej kartotece. Imię, nazwisko oraz dane kontaktowe są trwale usuwane z programu.

Przy prawie do bycia zapomnianym wyróżniamy dwie sytuacje – dla firm B2C oraz B2B. W pierwszym przypadku kasujemy całego klienta razem z adresem, ponieważ osoba jest tutaj równoznaczna z kontrahentem. Z kolei w przypadku B2B kasujemy tylko daną osobę, a wszystkie inne dane dotyczące firmy pozostają bez zmian.

Należy jednak pamiętać, że program bs4 smart zapisuje wszystkie kasowane dane do bazy buforowej, aby umożliwić odzyskanie przypadkowo usuniętych informacji. W trakcie konfiguracji ustawiamy częstotliwość czyszczenia bazy buforowej, tak aby dane osobowe po skasowaniu nie zostawały w niej zbyt długo. Określenie dokładnego czasu jest obowiązkiem administratora.

W programie funkcjonują również backupy, standardowo wykonywane co noc. Ich maksymalna liczba to 7 kopii, tworzonych w kolejnych dniach tygodnia. W efekcie backup zawierający dane osoby, która skorzysta z prawa do bycia zapomnianym, są ostateczne nadpisywane najnowszym backupem po 7 dniach i tym samym wymóg ustawy zostaje spełniony.

Kartoteka kontrahenta 360°

Zorganizowana skrzynka mailowa

Zintegrowana aplikacja mobilna

Uporządkowane procesy

Przejrzysty kalendarz i zadania

Indywidualne zestawienia danych