Uporządkowane zlecenia i projekty

W bs4 smart ułatwiamy zarządzanie wszystkimi aktualnie realizowanymi zleceniami. Zapewniamy prosty podgląd szczegółów i pełną historią powiązanych zadań i zdarzeń, np. w zleceniu dla grafika zobaczysz poszczególne etapy projektu oraz pełną korespondencję z klientem na ten temat – wszystko łatwo dostępne w jednym miejscu! Każde zlecenie może być połączone z wybranym kontrahentem, osobą w firmie klienta czy produktem.

Zlecenia w bs4 smart mają wiele zastosowań – mogą być używane do obsługi różnych typów złożonych zadań, np. naprawa gwarancyjna, zlecenie montażu, projekt graficzny, kampania marketingowa, szkolenie itd. Dodatkowo każdy rodzaj zlecenia może składać się z indywidualnie skonfigurowanych faz. Jednym z głównych zastosowań zleceń w bs4 smart jest obsługa procesów posprzedażowych, umożliwiająca ewidencję działań serwisowych, gwarancyjnych i pogwarancyjnych.

Do każdego zlecenia zarejestrujesz powiązane z nim zdarzenia i zadania, np. „kontakt z klientem”, „przetestowano sprzęt” czy „odesłać do producenta”. Z kolei z tymi zdarzeniami połączysz konkretne koszty, np. koszt pracy serwisu, ilość godzin serwisanta, rozejście materiałów.

Możesz również rejestrować czas pracy nad danym zleceniem. Co więcej, konfiguracja systemu umożliwia ustawienie alarmów, które będą informowały odpowiednią osobę (np. przełożonego) o przekroczeniu pewnego limitu czasu pracy nad danym zleceniem.

Sprawdź nasze rozwiązania w praktyce!

Zasiej ziarno rozwoju w Twojej firmie!

Czerp pełne korzyści z systemu CRM
przez 14 dni za darmo!

1. Serwisant przyjmując zgłoszenie wypełnia zdefiniowany w programie formularz. Typowe pola formularza to: opis usterki, rodzaj naprawy (gwarancyjna / pogwarancyjna), sposób odbioru sprzętu, produkt jakiego dotyczy zlecenie itp. Można zdefiniować inne pola specyficzne dla działalności firmy adekwatnie do potrzeb.
2. Zlecenie serwisowe przechodzi przez zdefiniowane etapy (np. do rozpatrzenia, do naprawy, naprawione, do rozliczenia itp.).
3. Osoby obsługujące zlecenie w firmie, rejestrują powiązane z nim zdarzenia (np. telefon do klienta, testowanie uszkodzonego sprzętu itp.) oraz mogą zlecać zadania.
4. Program umożliwia wydruk pism z szablonu i wysyłanie e-maili związanych ze zleceniem serwisowym. W historii zleceń serwisowych widoczna jest również korespondencja e-mail.
5. Treść pisma lub e-maila może być budowana automatycznie z szablonu i zawierać dane klienta, dane produktu oraz zawartość innych pól opisujących zlecenie; w ten sposób można drukować lub wysyłać do klientów potwierdzenie naprawy, decyzje odnośnie sposobu rozpatrzenia reklamacji itp.
6. Na każdym etapie zleceniem mogą zajmować się inne osoby.
7. Program rejestruje pełną historię każdego zlecenia. Jest to zgodne z wymaganiami normy ISO.

Na podstawie danych dotyczących zleceń możemy skonfigurować wiele użytecznych raportów, np. ukazujące koszt poszczególnych zleceń lub w przypadku zleceń serwisowych awaryjność konkretnych urządzeń i produktów.

• każdy pracownik może realizować tylko jedno zlecenie naraz,
• nad jednym zleceniem może pracować wiele osób jednocześnie,
• w zakładce czas pracy, znajdziesz zestawienie użytkowników, którzy pracowali nad danym zleceniem wraz z czasem ich pracy (jeśli jest rejestrowany),
• licznik czasu pozostającego na realizację zlecenia może zostać zatrzymany w wybranych fazach zlecenia (np. gdy oczekujemy na decyzję klienta lub materiały),
• po zamknięciu zlecenia system może sumować czas pracy nad nim i zarejestrować go jako rozliczenie kosztów – pozwala to raportować rentowność zleceń.

Wypracowane w Twojej firmie metody działania możemy z wysoką dokładnością odzwierciedlić w systemie CRM bs4 smart. Dzięki temu wdrażając system nie zmuszasz swoich pracowników do dopasowania się do programu, a odwrotnie – to oprogramowanie dopasowuje się do Waszego trybu pracy.

Możemy zdefiniować dowolną liczbę rodzajów zleceń, różniących się sposobem obsługi, składających się z odrębnych faz oraz wymagających innych pól do wypełnienia. Uprawnienia do nich również możemy skonfigurować na wysokim poziomie szczegółowości – np. tylko przełożony może zmienić fazę zlecenia na „do zafakturowania”.

Im lepiej dopasujemy typy i fazy zleceń do specyfiki Twojej firmy, tym wygodniej i efektywniej będzie przebiegała praca z nimi. Dla nowych klientów oferujemy pierwsze 4 godziny konfiguracyjne w promocyjnej cenie – sprawdź cennik usług wdrożeniowych.

Kartoteka kontrahenta 360°

Zorganizowana skrzynka mailowa

Zintegrowana aplikacja mobilna

Uporządkowane procesy

Przejrzysty kalendarz i zadania

Indywidualne zestawienia danych